Zakelijke rekening verplicht? Zo hoort het volgens de wet en volgens de bank

Is het openen van een zakelijke rekening verplicht voor ondernemers?

Is het openen van een zakelijke rekening verplicht voor ondernemers? Nee, volgens de wet niet. Er bestaat namelijk geen Nederlandse wet- en regelgeving die ondernemers verplicht een zakelijke rekening te openen. Ook voor de Belastingdienst is een zakelijke rekening niet nodig. Tegelijkertijd staat in nagenoeg alle algemene voorwaarden van banken dat de privérekening niet bedoeld is voor zakelijk gebruik. Volgens de bank heb je voor zakelijke betalingsverkeer dus een zakelijke rekening nodig.

Inhoudsopgave

Zakelijke rekening niet verplicht volgens Nederlandse wet

Nergens in de Nederlandse wet staat dat het verplicht is voor ondernemers om een zakelijke rekening te openen.

Kun je zeggen dan zeggen dat een zakelijke rekening niet verplicht is?
Je kunt zeggen dat er geen Nederlandse wet- en regelgeving is die ondernemers verplicht om een zakelijke rekening te openen. 

Maar dat betekent zeker niet dat een zakelijke rekening dus niet nodig is. 

Want voor rechtspersonen (zoals een bv of nv, een stichting of vereniging) is een zakelijke rekening wél verplicht. 

En voor zzp’ers en ondernemers met een eenmanszaak of VOF is het misschien niet verplicht, maar de bank waar jij rekeninghouder bent, verbiedt het doorgaans om zakelijk te bankieren met je particuliere rekening. 

Je hebt als ondernemer altijd te maken met een Belastingdienst. En met de bank en de algemene voorwaarden die ze stellen. Ze kunnen jou niet verplichten een zakelijke rekening te openen, maar ze kunnen je wel verbieden je privérekening te gebruiken voor zakelijke doeleinden. 

Wat moet en wat mag als het gaat om zakelijke rekeningen?

In dit artikel lees je of een zakelijke rekening verplicht is en ook of het uitmaakt of je zzp’er bent, een eenmanszaak runt, een VOF, bv, nv, stichting of vereniging.

Zakelijke rekening niet verplicht voor Belastingdienst

De Belastingdienst verplicht je niet om een zakelijke rekening te openen als zzp’er, of als ondernemer met een eenmanszaak of vof. 

Wel wil de Belastingdienst alles weten over jouw inkomsten om te zorgen dat ze op tijd het juiste belastingbedrag kunnen innen. Zowel zakelijk als privé: van inkomstenbelasting tot omzetbelasting. Het moet dus voor de Belastingdienst altijd duidelijk zijn hoeveel geld er is binnengekomen op je rekeningen, wanneer dat geld is binnengekomen en of het om een persoonlijke of een zakelijke transactie gaat. 

Wat betekent dat in de praktijk? 

Als je nooit een controle van de Belastingdienst krijgt, en je betaalt netjes al je rekeningen zonder dat je een zakelijke rekening hebt, is er op zich geen probleem. (Althans niet met de Belastingdienst, je bank kan hier anders over denken.) 

Tot je een steekproef krijgt van de Belastingdienst…

Word je er bij een controle van de Belastingdienst uitgepikt? Dan wordt het administratief puzzelen voor gevorderden. 

De Belastingdienst stelt namelijk als voorwaarde dat er in het geval van een steekproef ‘binnen een redelijke termijn’ zicht moet zijn op de financiën in je onderneming. Als je al je zakelijke financiën hebt vermengd met de privé-uitgaven en inkomsten kan het een behoorlijk klus zijn om dit snel en nauwkeurig te ontrafelen.

Heb jij je administratie zakelijk en privé zo goed op orde dat je feilloos alles kunt scheiden? 

Wist je ook dat je als ondernemer een administratieve bewaarplicht hebt van zeven jaar? 
Als je dus besluit om geen zakelijke rekening te openen, dan moet je ook alle persoonlijke dingen in je administratie zeven jaar bewaren omdat ze mogelijk van belang kunnen zijn voor de Belastingdienst. 

Dat alleen al zou een reden kunnen zijn om toch die zakelijke rekening maar te openen.

Voorwaarden van de bank voor privé en zakelijke rekeningen

De bank waar je particuliere klant bent, kan jou als ondernemer niet verplichten een zakelijke rekening te openen. Maar diezelfde bank kan jou wél verbieden om jouw privérekening te gebruiken voor zakelijke doeleinden. Want jouw privérekening is voor persoonlijke geldzaken, en niet voor zakelijke transacties. De meeste banken hebben in hun algemene voorwaarden staan dat het niet is toegestaan om je privérekening te gebruiken zakelijke doeleinden. 

Wat betekent dat voor jou als ondernemer met alleen een privérekening? 
Bij het openen van je particuliere bankrekening ben je akkoord gegaan met de algemene voorwaarden. In de algemene voorwaarden van de meeste banken staat beschreven dat je privérekening uitsluitend en alleen bestemd is voor particulier gebruik. Als jij je niet aan deze voorwaarden houdt, kan dat consequenties hebben. De bank kan dan zelfs je rekening beëindigen.

Lees ook het artikel: je privérekening zakelijk gebruiken

Zakelijke rekening verplicht voor zzp’ers en eenmanszaken?

De vraag of een zakelijke rekening verplicht is, wordt vooral veel gesteld door zzp’ers en eenmanszaken. Misschien is dat wel logisch. Als zzp’er of ondernemer met een eenmanszaak lopen privé en zakelijk per definitie door elkaar heen. Jij bent als privépersoon immers de ondernemer en de ondernemer is de privépersoon. 

Juridisch gezien zijn de onderneming en de ondernemer dezelfde entiteit. Als het toch om één en dezelfde persoon gaat is een zakelijke rekening dan verplicht?

Nee. 

Het openen van een zakelijke rekening is voor zzp’ers en eenmanszaken niet wettelijk verplicht. Ook de Belastingdienst vindt het prima dat jij als zelfstandig ondernemer een privérekening gebruikt, als je je administratie maar op orde hebt. Dat betekent dat je weet welke inkomsten en uitgaven zakelijk zijn en welke privé. En dat je dat van de afgelopen zeven jaar kunt aantonen, conform de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst voor zakelijke administraties. 

Maar hoe zit het met de bank waar jij bankiert?

De meeste banken staan niet toe dat jij als zzp’er of eenmanszaak zakelijk gebruik maakt van jouw privérekening. 

Dus ook al ben jij als ondernemer en privépersoon dezelfde juridische entiteit, de meeste banken stellen in de algemene voorwaarden dat het niet is toegestaan dat je een particuliere rekening gebruikt voor zakelijke doeleinden.

En hiermee heb jij als privépersoon ingestemd bij het openen van de rekening toen je de algemene voorwaarden hebt geaccepteerd. Deze algemene voorwaarden zijn dus juridisch bindend.

Als zzp’er en/of eenmanszaak is het in de meeste gevallen op basis van de algemene voorwaarden dus niet toegestaan om je privérekening te gebruiken voor zakelijke doeleinden. 

Alles wat hierboven beschreven staat onder het kopje ‘voorwaarden van de bank voor privé en zakelijke rekeningen’ geldt dus ook voor zzp’ers en voor eenmanszaken

Zakelijke rekening verplicht bij een vof?

Ook een in vennootschap onder firma (vof) is het wettelijk niet verplicht om een zakelijke rekening te openen. De vof is een overeenkomst tussen de vennoten. Bij een vof zijn de vennoten als privépersonen hoofdelijk aansprakelijk voor gemaakte schulden, een vof is dus geen rechtspersoon, zoals een bv of nv. Net als bij zzp’ers en eenmanszaken vorm je als ondernemer in een vof samen je privépersoon één juridische entiteit. 


Omdat je in een vof met meerdere zakelijke partners samenwerkt is een zakelijke rekening bijna altijd een vanzelfsprekendheid. 

Je wilt waarschijnlijk liever niet dat je zakenpartner op inkoop of zakenreis gaat met jouw persoonlijke bankpas. En als er onenigheid ontstaat tussen vof-partners is het prettig dat zaken en privé op de bankrekeningen gescheiden zijn.

Ook de bank staat niet toe dat privérekeningen gebruikt worden voor zakelijke doeleinden binnen de vof. Dit vermelden de algemene voorwaarden van de meeste banken zeer nadrukkelijk: een particuliere betaalrekening is bedoeld voor particulier gebruik en mag niet gebruikt worden voor bedrijfsdoeleinden.

Heb je een vof of overweeg je vof op te richten? Een zakelijke rekening openen zou dan absoluut bovenaan je to-do-list moeten staan. Het geeft je bedrijf niet alleen een professionelere uitstraling, maar het is ook administratief gezien duidelijker en overzichtelijker voor alle financiële zaken die je doet binnen de vof. 

Hoe werkt het?

De zakelijke rekening zet je op naam van de vof en iedere zakenpartner krijgt zijn eigen toegang tot de zakelijke rekening. Onderling maak je vervolgens afspraken over het beheer van de rekening, wie welke financiële bevoegdheden heeft en of er vanaf een bepaald bedrag akkoord gegeven moet worden door andere partners of een accountant.

Allemaal zaken die met je particuliere rekening niet te regelen zijn voor je vof. En die dus door de bank ook zeker niet zouden worden toegestaan op een privérekening.

Zakelijke rekening verplicht bij een nv of bv?

Voor een bv of nv is het wél verplicht om een zakelijke rekening te openen. Bij een besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv) richt je namelijk een aparte juridische entiteit op.

Een bv of nv is dus een eigen rechtspersoon. 

Jij vormt als ondernemer niet dezelfde juridische entiteit als de onderneming zoals het geval is bij zzp’ers, eenmanszaken en vof’s. De bv of nv is als rechtspersoon een op zichzelf staande entiteit. Jij bent als privépersoon niet hoofdelijk aansprakelijk, het bedrijf is als rechtspersoon hoofdelijk aansprakelijk. 

Daarom is het verplicht om voor een bv of nv een zakelijke rekening te openen. 

Je moet bij een bv of nv vanzelfsprekend ook niet zakelijk bankieren met je privérekening. Als je zomaar geld opneemt van de zakelijke rekening van je bv wordt dit gezien als een lening van je bv. Je leent immers geld van een op zichzelf staande juridische entiteit en de vermogens van jouw bv en jouw privé persoon zijn strikt gescheiden.

Zakelijke rekening verplicht bij een vereniging of stichting?

Een stichting is een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, dat betekent – net als bij een bv of nv – dat het om een aparte juridische entiteit gaat waarvoor een zakelijke rekening wel verplicht is. Bij een formele vereniging is er ook sprake van een rechtspersoonlijkheid.

Verplicht of niet, voor stichtingen en verenigingen is het altijd aan te raden om een aparte zakelijke rekening te openen omdat het om geld gaat voor een gezamenlijk doel. 

Je wilt toch niet dat leden of donateurs het geld over moeten maken naar een privérekening van één van de bestuurders? Je wilt als bestuur dat je alles netjes en professioneel regelt en dat je volkomen transparant kunt zijn over de geldstromen van je vereniging of stichting.

Voor stichtingen en verenigingen bieden bieden banken overigens vaak aparte rekeningen en pakketten aan. 
Op de pagina’s over zakelijke rekeningen voor stichtingen en de pagina zakelijke rekeningen voor verenigingen vind je uitgebreide informatie over hoe je de zakelijke rekening vindt die het beste of meest voordelig is voor jouw stichting of vereniging.

Zakelijke rekening verplicht voor webshops?

Als je een webshop runt is er nog een andere partij die het je verplicht om een zakelijke rekening te openen. 
Je Payment Service Provider (PSP).

Om klanten met verschillende online betaalmethoden te laten betalen, werken veel webshops met Payment Service Providers (PSP’s). Mollie, Sisow, Paypro, Adyen zijn voorbeelden van dit soort PSP’s.

Deze PSP’s zorgen er dat jij als webshopeigenaar de online betalingen ontvangt van je klant. Meestal maken ze het geld naar je over in batches. Maar om het geld te kunnen storten moet je in het bezit zijn van een zakelijke rekening op naam van je bedrijf. Anders kunnen de Payment Service Providers je niet van dienst zijn.

Samenvatting: is een zakelijke rekening verplicht?

Er staat niet in de wet dat ondernemers verplicht zijn een zakelijke rekening te openen en ook de Belastingdienst vraagt niet van ondernemers om een zakelijke rekening te openen.

Maar. 


De algemene voorwaarden van banken in Nederland staan niet toe dat jij je particuliere rekening gebruikt voor zakelijke doeleinden. Deze algemene voorwaarden zorgen ervoor dat je als ondernemer dus verplicht wordt om een zakelijke rekening te openen.

Als je als ondernemer een bv of nv hebt, dan is het sowieso verplicht om een zakelijke rekening te openen. De bv of nv is namelijk een aparte rechtspersoon en vormt een op zichzelf staande entiteit. Dit geldt ook voor stichtingen en formele verenigingen. 

FAQ: Veelgestelde vragen over de verplichting om een zakelijke rekening te openen

Wat staat er in de wet over het openen van een zakelijke rekening?

Niets.

Daarom kunnen we ook stellen dat er geen wettelijke verplichting bestaat voor ondernemers om een zakelijke rekening te openen.

 

Mag ik een tweede privérekening openen in plaats van een zakelijke rekening?

Nee, dat mag niet.

Je bank staat het immers niet toe dat jij je privérekening gebruikt voor het overboeken en ontvangen van zakelijk geld. Dat geldt voor je eerste en voor je tweede privérekening. 

Als je een rekening wilt openen voor je zakelijke activiteiten of voor een stichting of vereniging vraagt de bank je om een zakelijke rekening te openen.

 

Wat als ik het niet eens ben met de algemene voorwaarden van de bank?

Het is je goed recht om algemene voorwaarden niet te ondertekenen en af te zien van het openen van een rekening bij een bepaalde aanbieder. 

Maar als je privérekening al in gebruik is, betekent het dat je bij het openen ervan akkoord bent gegaan met de algemene voorwaarden voor het gebruik van je privérekening. 

Je hebt dus ingestemd met de voorwaarden die de bank stelt aan het gebruik van je huidige privérekening. 

En zeer waarschijnlijk staat in de voorwaarden van jouw privérekening dat het niet is toegestaan om je privérekening zakelijk te gebruiken.

Wat kan de bank doen als ik mijn particuliere rekening tot zakelijk gebruik?

De bank kan je vragen een zakelijke rekening te openen en als je dat weigert en je privérekening zakelijk blijft gebruiken mag de bank afscheid nemen van jou als klant en je rekening zelfs beëindigen.

Hoe groot is de kans dat de bank ziet dat ik mijn privérekening zakelijk gebruik?

Als je als zzp’er je zakelijke bankpas vergeet en een keer je privérekening gebruikt voor een zakelijke transactie zullen er niet direct allerlei alarmbellen afgaan. 

Maar als er consistent grote bedragen op je privérekening worden gestort. Of als er buitengewoon veel transacties plaatsvinden, zal je privérekening afwijkend zijn van wat banken als normaal beschouwen voor een particuliere rekening. 

Banken houden daarom steekproeven onder hun rekeninghouders. 

Het kan dus zijn dat jij onderdeel bent van zo’n steekproef. Als er dan facturen zijn overgemaakt door klanten of zakelijke relaties is vrij eenvoudig vast te stellen dat het om oneigenlijke zakelijke transacties gaat.

Wat zijn de voordelen van een zakelijke rekening?

Los van de verplichting om een zakelijke rekening te openen, biedt een zakelijke rekening ook veel voordelen.

  • Je administratie is overzichtelijker als je je zakelijke en privé financiën gescheiden houdt, als je ooit een controle krijgt van de Belastingdienst moet je snel inzicht kunnen bieden in je financiële administratie. Weet jij nog precies welke uitgaven zakelijk waren en wat privé was? 
  • Een zakelijke rekening wekt vertrouwen voor je klanten en zakelijke relaties die geld naar je overmaken of geld van je ontvangen voor geleverde diensten of producten. Omdat je zakelijke rekening de naam heeft van je bedrijf ontstaat er ook geen verwarring als je een factuur stuurt. 
  • Een zakelijke rekening zorgt voor een professionele uitstraling: op je website, visitekaartjes, offertes en facturen kun je je zakelijke rekeningnummer vermelden. 
  • Je betaalt iets meer voor een zakelijke rekening dan een particuliere rekening, maar je krijgt ook veel meer mogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld boekhoudsoftware koppelen aan je zakelijke rekening, waardoor je financiële administratie nog overzichtelijker wordt. 
  • Als je een webshop hebt en werkt met een Payment Service Provider (PSP) ben je verplicht om een zakelijke rekening te openen. De PSP’s mogen namelijk alleen maar geld uitbetalen aan zakelijke rekeningen.

Snel naar